excel的五個高效操作你還不知道嗎（你以前可能用錯了）

2023-04-14 21:53:14 1

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本文作者常子冠，大學老師，秋葉PPT團隊成員，開發過在線課程，正在合作教材《和秋葉一起學Excel》。

在平時的工作或學習中，你一定遇到過這樣的任務：

生成100張邀請函/桌籤
生成100個文件夾
修改100個文件名
生成100個參賽選手的編碼
在幾千條數據中查找匹配的數據並填寫
如果你遇到這些任務，需要多長時間完成呢？
嗯？看上去不過才100個而已，30秒一個，一個小時不到就搞定了嘛！
注意了！這只是簡單舉例，實際工作裡，很容易遇上需要1000多個的工作。如果你還用之前的「笨方法」，估計一天不吃不喝，才勉強搞定吧。
但，如果你的方法得當，以上的任何一個任務，都只需要5分鐘的時間。
如果你厭惡手動重複無數遍的簡單任務，或者經常遇到這樣的工作，你一定不能錯過這篇文章學會正確使用方法，事半功倍！
你一定見過這樣的登記表。有人用Word做，有人用Excel做。
我並不是要吐槽這張表（雖然頁面設計上的確有問題），我們要強調一點，設計表格要為目的服務。
如果這個表格是為了列印出來填寫，沒有任何問題。可一旦這個表格是用來收集數據，做統計分析的，那就是表哥表姐的惡夢了。
所以，接下來我們要講的，其實是數據統計表/報表。完全不想理上面那樣的登記表，那種用Word排排版就好了，真的不適合Excel。
大坑❷ 統計表設計失誤
這是一張培訓信息統計表，填表的時候還很辛苦地區分學習類型，逐個打鉤。
可一旦讓你統計2011年學習類型1、2、3、4各有多少學時的時候，你要怎麼做呢？
手動累加？多次篩選進行加法？
一旦製作表格時沒用做好數據設計，後期統計數據要用到手工操作，災難就開始了。
大坑 ❸ 不知函數是何物
最後一行是計算總計的，這是很常見的需求，我們看看他是怎麼做的：
他寫的公式是：
=B33 B32 B31 B30 B29 B28 B27 B26 B25 B24 B23 B22 B21 B20 B19 B18 B17 B16 B15 B14 B13 B12 B11 B10 B9 B8 B7 B6 B5 B4 B3 B2
這是很常見的迷之勤奮，以為自己很用心，以為自己很辛苦，但其實連入門都算不上。
本來非常強大的Excel，卻因為我們不了解，只有非常少的功能被使用，直接導致了使用時的低效。從而進入了不想做、不想學的惡性循環。
接下來就好好看看，Excel的正確高效用法。
02 正本清源：Excel的基本邏輯
在學習一個軟體的時候，最忌諱的就是眼高手低。一談到學習 Excel，有人會覺得學宏、學 VBA 更高大上，學其他的基本操作太 Low。
舉個例子：
很多人連「相對引用」和「絕對引用」都不知道是什麼，聽說 Rank 函數，或者 Vlookup 函數很厲害，也想用用看。
從網上找個教程，跟著磕磕絆絆地操作，最終大概能解決問題，但是，下一次遇到類似情形的時候，很可能還是抓瞎。
所以，知道怎麼做是一個層面，知道為什麼這麼做是更高的一個層面，也只有知道為什麼，才會迅速地提升技能。
具體到 Excel，你當然可以學 Excel 的高級功能，但是，在此之前，務必要把最基礎的部分搞定。
比如下面這些知識，你知道麼？
【列標】
Excel的列默認是用英文字母來標記的，A~Z；Z 的下一列是 AA，AA~ZZ；ZZ 的下一列是 AAA，列標的最大值是XFD
【行號】
Excel 的行默認是用阿拉伯數字來標記的
【單元格】
行列交叉的每一個格子叫單元格
【名稱框】
顯示單元格地址，定位單元格的方法就是列標行號，如B2、F4、AK47。單元格地址在公式或函數中會被大量用到。
❶ 合格的公式寫法
如果單元格 B34 裡面要計算總和的話，一定不能寫這種公式：
寫法1
=4500 3600 4000 1400 414 121.6 …… 330 630
一定要把公式中的數字替換成單元格地址：
寫法2
=B33 B32 B31 B30 B29 B28 B27 B26 B25 B24 B23 B22 B21 B20 B19 B18 B17 B16 B15 B14 B13 B12 B11 B10 B9 B8 B7 B6 B5 B4 B3 B2
寫成單元格地址最大的好處就是公式可復用，復用的意思是說，如果有其他列要計算總計，套用這個公式的邏輯就可以了。
雖然寫法2 完全正確，沒有任何Excel的語法問題，但我們仍然不推薦。
為什麼？太慢了嘛！有更快的方法就要用起來。
寫法3
=Sum(B2:B33)
很多常見的公式比如總分、平均分、最大值、最小值等，Excel 都把它變成了函數。
所以，就不需要我們自己去寫了，除非現有的函數解決不了這個問題，我們再自己造公式。
❷ 正確的日期格式
再舉一個例子，以下幾個日期格式，哪一個是正確的？
2016、3、22
2016.3.22
20160322
2016年3月22號
2016\3\22
2016。3。22
其實，以上六種日期的寫法全是錯的！
正確的寫法應該是2016-3-22或者2016/3/22
只有用了正確格式的日期，才可以自由的轉換格式，或者做計算，一旦寫成錯誤的日期格式就做不到了。
覺得自己對基礎知識很了解？不妨回答一下後面的問題。
如果你覺得還不了解，可以點這裡看看基礎操作。
為什麼手機號不能是數字類型？
單元格的格式有哪些？
數字和文本的區別是什麼？
填充柄怎麼用？
連續的單元格如何表示？
不連續的單元格如何表示？如何序列填充？
相對引用和絕對引用是什麼意思，有什麼用？
❸ 正確的表格結構
如果用Excel做數據分析，最重要的表格是「源數據表」。
只要你的「源數據表」設計得當，你就可以生成各種「老闆要的表」，有時會用到「輔助表」來做一些中間運算，最終形成報表。
舉例來說：如何製作一張成績單
儘管我們工作或學習中的表格可能比這個複雜很多，但是，基本的原理都是通用的，而且，在教學過程中，越是簡單典型的例子，越容易說明問題。
上面這張表可能我們通常看到的成績單，但是，這個表格的設計有很大問題。
源數據表應該是這樣設計的：
原因就在於第一張表中的數據，需要兩個維度才能確定當前數據的意義。
舉例來說，第一個數字90，我需要向左看才知道是梅長蘇的成績，再往上看才知道是Word這門課的成績。
表二隻有一行是標題行，或者叫表頭。其餘的每一行都獨立成行，記錄了一條完整的數據。
這種設計方法最大的好處就是今後不管如何做統計、做報表，都極其方便。
03事半功倍：提升效率的技巧和方法
❶ 要跟上潮流，儘量使用新版本。
以 Office 為例，現在已經2016年了，如果你還在用 Office2003，勸你儘早升級，享受新功能的美好。
即便你用的是 Office 2007、Office2010 也建議儘快升級。
舉個例子，比如我們想提取「身份證號」中的「出生日期」信息：
在 Excel2013 版本以前，我們的解決方案是用Mid函數，標準寫法 =Mid(A26,7,8)
把出生日期提取出來後，還得轉成日期格式。
但，Excel2013發布之後，就有新方法了！即使你不懂函數，也可以輕鬆搞定，這個功能叫快速填充。
方法很簡單：
❶ 先把目標結果（出生日期）填進去。
❷ 接著拖曳填充柄，填充到其他單元格，選擇快速填充，即可。
這個功能特別強大，拆分數據、合併數據、提取數據統統不在話下。
點擊這裡，繼續了解
在Excel2016版本中，新增了很多圖表類型，舉兩個例子：
有一個原始表格長這樣：
在Excel2016中，可以瞬間生成一個樹狀圖出來：
或者，原始表如下圖
在Excel2016中，你可以瞬間生成一個旭日圖出來：
之所以勸大家使用新版本是因為，很多事情在老版本中可能需要幾分鐘，甚至十幾分鐘才能做好，而新版本只要點一次滑鼠就輕鬆搞定。
何必跟自己的大好青春較勁呢？
Excel的另外一個自帶功能也經常被我們忽略掉，就是：快速訪問工具欄
我們可以把常用的Excel功能加到這個位置。
這樣一來，大部分時間，在不切換選項卡的前提下，也可以高效率地幹活了。
添加的方法也非常簡單，你只需要在特定功能上右鍵，選擇【添加到快速訪問工具欄】，即可。
❷ 用好搜尋引擎。
在學習的過程中，難免會遇到問題。此時最有效率的、最不會拋棄你的工具是搜尋引擎。
我們搜索的時候有一個誤區，以為搜索結果的第一條或起碼第一頁一定會有答案，但事實並不是這樣的。
搜索能力，也需要不斷提升，掌握技巧才能快速找到結果，而其中最重要的以下兩種能力。
a. 清楚地表述問題
b. 關鍵詞優化能力
舉例來說：
當你不知道四捨五入的函數是什麼時，你在搜尋引擎裡面要怎麼找？
如果直接輸入「用來表示四捨五入的函數是什麼」，就出現了一個巨大的漏洞。
你真正想問的是：「Excel軟體裡面哪個函數能做四捨五入的操作？」
雖然搜尋引擎的功能還可以，但是，你不能指望它能讀懂你的心哪！所以，在想問的問題中，一定抽取出信息足夠的關鍵詞：
當關鍵詞正確的時候，你會發現你的搜索結果會非常優質。
同時，搜索不只是Google，百度，還有很多專業論壇或相關的資源可以使用。
通常情況下，Office 類的問題有千千萬萬人在網上問過，有的總結成了文字，有的總結成圖文，有的錄成了視頻。
所以，通常來說並不是網上沒有，只是你暫時沒找不到而已。
作者丨常子冠
來源丨教學筆記（公眾號ID：jiaoxuebiji）
編輯丨阿機
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