會計新手做帳注意事項（會計做帳需要準備什麼資料）

2023-05-30 12:26:34 1

註：本文為《王小菜學會計》教程的一部分，版權為本文作者所有。

做任何事情，都要依靠一定的工具、材料，做帳也一樣。什麼，做手指操不需要工具、材料？錯，做手指操，手指就是你的工具、材料！

事實上，做帳用的電腦和軟體，公司早就統一購買了；帳本、憑證等材料，財務經理張方也已經採購好了。現在，經財務經理張方提議，出于謹慎和鍛鍊新人的目的，本年度的帳採用手工帳和電腦帳並行的模式，具體由小菜負責實施，財務經理張方負責會計審核工作。

圖2-4 手工帳所需物料

（一）憑證相關資料

這裡說的憑證相關資料，是指原始憑證和記帳憑證相關的資料，包括：

1.記帳憑證。手工帳記帳憑證的格式多種多樣，但都包含憑證類型、憑證編號、附件張數、記帳日期、摘要、會計科目、金額以及經管人員籤字等要素；

2.憑證封面、封底，以及憑證包角紙。這幾項資料是裝訂會計憑證時使用的；

3.增值稅徵稅/扣稅憑證封面。企業的增值稅進項發票抵扣聯等徵稅/扣稅憑證，需要收妥保管，按期裝訂，裝訂時應加上增值稅徵稅/扣稅憑證封面；

4.費用報銷單、差旅費報銷單。這是用來歸集企業的日常辦公費用以及差旅費等費用的；

5.其它資料，如借支單、收據等，可以視情況購買，或臨時設計列印。

（二）帳簿

帳簿也叫帳本。手工帳帳簿一般是購買印製好的成品，包括訂本式帳簿和活頁式帳簿。一般現金日記帳和銀行存款日記帳是訂本式的，其它帳簿可以採用活頁式帳簿。帳簿包括：

1.現金日記帳；

2.銀行存款日記帳；

3.三欄式明細帳；

4.多欄式明細帳；

5.數量金額明細帳；

6.固定資產明細帳；

7.總帳。

此外，還有銷售明細帳、應交增值稅明細帳等帳簿，可以根據企業需要選購，也可以使用其它帳簿代替。

（三）報表相關資料

報表相關資料包括會計報表和相關報表，可以購買現成表格，也可以自己畫表使用，具體包含：

1.科目匯總表。該表用於匯總一個月的會計憑證，又成憑證匯總表；

2.試算平衡表。該表用於總帳登記完畢之後，將當期所有總帳科目餘額、發生額填入表格，測試當期帳目是否平衡；

3.資產負債表。用於填報資產負債表數據；

4.利潤表。用於填報利潤表數據。

此外，根據《企業會計準則》的規定，企業需按期填報資產負債表、利潤表、現金流量表、所有者權益變動表、附註等財務報表，故除上述報表及相關資料外，做手工帳時也可以根據需要酌情購買其它報表。

（四）物料

除帳、表等資料外，做手工帳需要使用書寫和裝訂所需的工具和物料，具體如：

1.黑色籤字筆，用於正常籤字、填寫帳簿等；

2.紅色籤字筆，用於更正帳簿內容以及填寫負數金額；

3.直尺，用於劃線等；

4.裝訂線、燕尾夾、固體膠等，用於裝訂憑證、帳簿。

此外，訂書機、錐子、裁紙刀等小工具也是有用。

其實，上述手工帳物料並非全部都是必須品。東西是死的，人是活的。手頭沒有的東西，有些可以想辦法自己製作。

二、電腦帳所需設備、軟體及資料

做電腦帳和手工帳不一樣。做電腦帳所需資料簡單多了，但配置電腦帳所需設備、軟體和資料的成本要遠遠高於手工帳。時至今日，成本已經不是問題，效率才是最重要的。

圖2-5 電腦帳所需物料

如上圖所示，做電腦帳所需設備、資料，可以分為設備、軟體和物料三類，具體如下：

（一）設備

做電腦帳的設備可繁可簡，最簡單的要求是要有電腦和印表機，至於其它設備，屬於可有可無、能夠克服的範疇。

1.電腦。做帳用的電腦要求不高，普通的電腦都能適用。但結合財務軟體的特點和應用場景，對電腦的配置還是有一定要求，比如單機使用財務軟體，購買一臺電腦就可以了；如需多名會計聯合分工做帳，就需要購買多臺電腦；另外，如使用SAAS模式的在線軟體，還需要電腦能上網；

2.印表機。印表機是帳簿數據輸出的重要裝備。記帳憑證、帳簿、報表等資料，都需要通過列印，形成紙質資料冊，由公司長期保管。從工作效率出發，印表機一般選用噴墨印表機或雷射印表機。

3.其它設備，如複印機、掃描儀、裝訂機等。

（二）軟體

做電腦帳最核心的工具是軟體，確切說是財務軟體。財務軟體也稱會計軟體，它是一組代替手工進行會計核算的計算機應用程式。時至今日，財務軟體的應用已非常普及，軟體功能日趨完善，應用模式日趨方便。如下圖所示，財務軟體有多種類型：

圖2-6 財務軟體的類型

1.按通用程度劃分，財務軟體可分為通用財務軟體和專用財務軟體。通用軟體適用於多數用戶或多家用戶，專用軟體又稱為定點開發軟體，為某家用戶專門定製；

2.按功能層次劃分，可分為核算型會計軟體與管理型會計軟體。核算型會計軟體一般只包含總帳系統和報表系統功能，管理型軟體（ERP）則超出了會計軟體的範疇，除會計功能外，還包含了採購、銷售、人事、後勤等方面的管理功能；

3.按用戶數及用戶關聯度劃分，可分為單用戶會計軟體和網絡多用戶會計軟體。後者在處於同一區域網或經網際網路授權連接的用戶可以互動，登錄和管理同一個會計帳套。

財務軟體廠家、品牌眾多，常見的有用友通、金蝶KIS、管家婆財貌雙全、速度3000等，這些軟體都能幫助企業實現財務核算的功能。

圖2-7 常見財務軟體

數年前，國內某知名軟體廠商推出了一款SAAS模式（在線應用模式）的財務軟體，該軟體緊扣會計準則，功能全面，操作簡潔，界面優美，邏輯嚴密，是一款不可多得的好軟體。在忽老師的極力推薦之下，雲南興盛商貿有限公司採用了這款軟體。該軟體的特點是：

1.連接網際網路、使用瀏覽器登錄官方網站，在官方網站訂購會計軟體並聯網使用軟體。軟體的客戶端即是用戶的電腦，軟體埠為瀏覽器；

2.軟體的數據、運算伺服器等由軟體廠商掌控，客戶端電腦可以定期下載備份；

3.除應用模式的不同之外，網站會計軟體的功能、操作界面和便捷程度等與其他會計軟體大同小異。

除了財務軟體，辦公軟體如OFFICE等，也是會計人員經常使用的軟體。

（三）物料

和手工帳一樣，做電腦帳也需要購買一些物料，供會計辦公使用，如籤字筆、直尺、裝訂線、膠水、憑證封面等等。還是那句話，東西是死的，人是活的，手頭沒有的東西，現用現買好了。

三、本教程所需資料

為同時做手工帳和電腦帳，完成張經理的部署，小菜整理出做帳所需設備、軟體、工具、材料的清單，並註明哪些已經購買，哪些尚未購買。尚未購買的部分，報提請公司集中採購。

表2-1 會計所需物料清單