會計新手做帳注意事項(會計做帳需要準備什麼資料)
2023-05-30 12:26:34 1
註:本文為《王小菜學會計》教程的一部分,版權為本文作者所有。
做任何事情,都要依靠一定的工具、材料,做帳也一樣。什麼,做手指操不需要工具、材料?錯,做手指操,手指就是你的工具、材料!
事實上,做帳用的電腦和軟體,公司早就統一購買了;帳本、憑證等材料,財務經理張方也已經採購好了。現在,經財務經理張方提議,出于謹慎和鍛鍊新人的目的,本年度的帳採用手工帳和電腦帳並行的模式,具體由小菜負責實施,財務經理張方負責會計審核工作。
圖2-4 手工帳所需物料
(一)憑證相關資料
這裡說的憑證相關資料,是指原始憑證和記帳憑證相關的資料,包括:
1.記帳憑證。手工帳記帳憑證的格式多種多樣,但都包含憑證類型、憑證編號、附件張數、記帳日期、摘要、會計科目、金額以及經管人員籤字等要素;
2.憑證封面、封底,以及憑證包角紙。這幾項資料是裝訂會計憑證時使用的;
3.增值稅徵稅/扣稅憑證封面。企業的增值稅進項發票抵扣聯等徵稅/扣稅憑證,需要收妥保管,按期裝訂,裝訂時應加上增值稅徵稅/扣稅憑證封面;
4.費用報銷單、差旅費報銷單。這是用來歸集企業的日常辦公費用以及差旅費等費用的;
5.其它資料,如借支單、收據等,可以視情況購買,或臨時設計列印。
(二)帳簿
帳簿也叫帳本。手工帳帳簿一般是購買印製好的成品,包括訂本式帳簿和活頁式帳簿。一般現金日記帳和銀行存款日記帳是訂本式的,其它帳簿可以採用活頁式帳簿。帳簿包括:
1.現金日記帳;
2.銀行存款日記帳;
3.三欄式明細帳;
4.多欄式明細帳;
5.數量金額明細帳;
6.固定資產明細帳;
7.總帳。
此外,還有銷售明細帳、應交增值稅明細帳等帳簿,可以根據企業需要選購,也可以使用其它帳簿代替。
(三)報表相關資料
報表相關資料包括會計報表和相關報表,可以購買現成表格,也可以自己畫表使用,具體包含:
1.科目匯總表。該表用於匯總一個月的會計憑證,又成憑證匯總表;
2.試算平衡表。該表用於總帳登記完畢之後,將當期所有總帳科目餘額、發生額填入表格,測試當期帳目是否平衡;
3.資產負債表。用於填報資產負債表數據;
4.利潤表。用於填報利潤表數據。
此外,根據《企業會計準則》的規定,企業需按期填報資產負債表、利潤表、現金流量表、所有者權益變動表、附註等財務報表,故除上述報表及相關資料外,做手工帳時也可以根據需要酌情購買其它報表。
(四)物料
除帳、表等資料外,做手工帳需要使用書寫和裝訂所需的工具和物料,具體如:
1.黑色籤字筆,用於正常籤字、填寫帳簿等;
2.紅色籤字筆,用於更正帳簿內容以及填寫負數金額;
3.直尺,用於劃線等;
4.裝訂線、燕尾夾、固體膠等,用於裝訂憑證、帳簿。
此外,訂書機、錐子、裁紙刀等小工具也是有用。
其實,上述手工帳物料並非全部都是必須品。東西是死的,人是活的。手頭沒有的東西,有些可以想辦法自己製作。
二、電腦帳所需設備、軟體及資料
做電腦帳和手工帳不一樣。做電腦帳所需資料簡單多了,但配置電腦帳所需設備、軟體和資料的成本要遠遠高於手工帳。時至今日,成本已經不是問題,效率才是最重要的。
圖2-5 電腦帳所需物料
如上圖所示,做電腦帳所需設備、資料,可以分為設備、軟體和物料三類,具體如下:
(一)設備
做電腦帳的設備可繁可簡,最簡單的要求是要有電腦和印表機,至於其它設備,屬於可有可無、能夠克服的範疇。
1.電腦。做帳用的電腦要求不高,普通的電腦都能適用。但結合財務軟體的特點和應用場景,對電腦的配置還是有一定要求,比如單機使用財務軟體,購買一臺電腦就可以了;如需多名會計聯合分工做帳,就需要購買多臺電腦;另外,如使用SAAS模式的在線軟體,還需要電腦能上網;
2.印表機。印表機是帳簿數據輸出的重要裝備。記帳憑證、帳簿、報表等資料,都需要通過列印,形成紙質資料冊,由公司長期保管。從工作效率出發,印表機一般選用噴墨印表機或雷射印表機。
3.其它設備,如複印機、掃描儀、裝訂機等。
(二)軟體
做電腦帳最核心的工具是軟體,確切說是財務軟體。財務軟體也稱會計軟體,它是一組代替手工進行會計核算的計算機應用程式。時至今日,財務軟體的應用已非常普及,軟體功能日趨完善,應用模式日趨方便。如下圖所示,財務軟體有多種類型:
圖2-6 財務軟體的類型
1.按通用程度劃分,財務軟體可分為通用財務軟體和專用財務軟體。通用軟體適用於多數用戶或多家用戶,專用軟體又稱為定點開發軟體,為某家用戶專門定製;
2.按功能層次劃分,可分為核算型會計軟體與管理型會計軟體。核算型會計軟體一般只包含總帳系統和報表系統功能,管理型軟體(ERP)則超出了會計軟體的範疇,除會計功能外,還包含了採購、銷售、人事、後勤等方面的管理功能;
3.按用戶數及用戶關聯度劃分,可分為單用戶會計軟體和網絡多用戶會計軟體。後者在處於同一區域網或經網際網路授權連接的用戶可以互動,登錄和管理同一個會計帳套。
財務軟體廠家、品牌眾多,常見的有用友通、金蝶KIS、管家婆財貌雙全、速度3000等,這些軟體都能幫助企業實現財務核算的功能。
圖2-7 常見財務軟體
數年前,國內某知名軟體廠商推出了一款SAAS模式(在線應用模式)的財務軟體,該軟體緊扣會計準則,功能全面,操作簡潔,界面優美,邏輯嚴密,是一款不可多得的好軟體。在忽老師的極力推薦之下,雲南興盛商貿有限公司採用了這款軟體。該軟體的特點是:
1.連接網際網路、使用瀏覽器登錄官方網站,在官方網站訂購會計軟體並聯網使用軟體。軟體的客戶端即是用戶的電腦,軟體埠為瀏覽器;
2.軟體的數據、運算伺服器等由軟體廠商掌控,客戶端電腦可以定期下載備份;
3.除應用模式的不同之外,網站會計軟體的功能、操作界面和便捷程度等與其他會計軟體大同小異。
除了財務軟體,辦公軟體如OFFICE等,也是會計人員經常使用的軟體。
(三)物料
和手工帳一樣,做電腦帳也需要購買一些物料,供會計辦公使用,如籤字筆、直尺、裝訂線、膠水、憑證封面等等。還是那句話,東西是死的,人是活的,手頭沒有的東西,現用現買好了。
三、本教程所需資料
為同時做手工帳和電腦帳,完成張經理的部署,小菜整理出做帳所需設備、軟體、工具、材料的清單,並註明哪些已經購買,哪些尚未購買。尚未購買的部分,報提請公司集中採購。
表2-1 會計所需物料清單
,